仕事のミスを減らす

昔から優先順位つけるのが苦手なんだよな…仕事は段取りが命です

「やらなければいけない仕事はわかっている、けど優先順位をつけるのに時間がかかる…」

仕事の内容とかも理解しているはずなのに、なぜか優先順位をつけるとなるできなくなる。苦手意識が強くなってしまう。

 

私(@1arata0424)自身が、大人の発達障害でありながら事務職として働いていますが、優先順位をつけるのが苦手で入職時は大変苦労しました。

  • 書類提出の期限に間に合わない
  • 上司に言われた事が終わらない
  • 「とりあえず、何から手をつけていいの…?」状態

当然、仕事が終わらなければ、上司や周りから冷ややかなな目で見られる…優先順位をつけるのが苦手という事は普通の人にはなかな理解してもらえない事象のようですね。

胃がキリキリする辛い日々を送っていました。

 

優先順位をつけるのが苦手な原因は大人の発達障害であるADHDが原因かと思われます。

ADHDと特徴としては、不注意だったり、多動性などがあげられます。

考えている途中で別の事を考え始めたり、別の作業をはじめたり、考えている途中で集中力が途切れてしまったりと…ADHDの特徴が起因で優先順位をつけられないという状態を作っているという事です。

 

では、ADHDだからといって優先順位をつけられないままでいいのでしょうか?

会社は、あなたが出来るのを待ってくるほどお人好しではありません。

なので常に自分自身を改善していかなければいけません。

 

この記事では、ADHD当事者で、優先順位をつけるのが苦手だった私が、優先順位をつけて仕事ができるようになった情報をシェアしていきます。

この記事でわかる事

  1. 仕事で優先順位をつけられない状況はどんなときか
  2. 優先順位をつけるための改善策
  3. 焦らない事が大事

 

【状況別】大人の発達障害はどんなときに優先順位をつけられないのか

状況によって優先順位をつけられない事もあると思います。

職場の状況、自分自身の能力の面での事、仕事のレベル様々な要因もあると思うので、どんな時に優先順がつけられなくなるのか状況別に例を挙げてみました

 

優先順位がつかない状況①:同じぐらいのレベルで早急さが求められる業務

とにかく急がなければ!!という思いが強いと焦ってしまう、結果として、頭がパニックになって優先順位どころではない…

自分の中で同じぐらい急がなきゃって思う事があったら、どれから手をつけていいかわからなくなります。

 

優先順位がつかない状況②:自分がやったことない業務

自分がやったことがい業務は

  • どれぐらいの時間がかかるのか?
  • 揃えなければいけない資料は?
  • ホントに必要な業務なのか?と疑問に思う。

イメージがわかないから、優先順位をつけられないんですよね。

だからどんどん先延ばしにしちゃうという症状もあります。

先延ばしにも関連していますよね。

 

優先順位がつかない状況③:どこからどこまでが自分の業務なのか分からないとき

  • 最終目的はなんなのか?
  • 私はどこまでの業務をすればいいの?あの人は何をするのか?

一人でする作業ならいいけど、周りの人と協力しながらやっていく業務は「自分は何をするればいいんだろう」となることがあります。

明確な指示が出ていればいいんですが、漠然とした指示で、なおかつ苦手な集団での作業となるとさらに混乱してしまいますよね。

 

改善策:優先順位をつけるには可視化するとわかりやすい

大人の発達障害に限らず、物事に優先順位をつけるというのは難しいものです。

どれが重要で、どれが優先度が高いのか。

仕事は常にこれらのことを考えて、順序を組み立て、行動していかなければいけません。

 

頭の回転の速い人だと、自分の頭の中でやるべき事をイメージして、それを頭の中で順序立てていく。おそらく、これが一般的な仕事の優先順位をたてるプロセスでしょう。

ですが、大人の発達障害の中には想像力の乏しいタイプもいるので、できるだけ、頭の中だけで完結させようとするのではなく、文字としてペンを使い紙に書きだしていった方が効果的です。

いろいろ方法はありますが、まずは可視化して大人の発達障害の自分がわかりやすい、理解しやすい環境を整えるという事が重要です。

 

優先順位の付け方には様々な方法がある

優先順位の受け方は、可視化が効率的かと思いますが、可視化いがいにも様々な方法があります。それらの方法を自分なりに組み合わせ、自分が使いやすいように使っていくことで効果が強くでます。

では、優先順位の方法はどんなもんがあるのか挙げていきたいと思います。

 

優先順位をつける方法①:期限の短いものから

当然なんですけど、

  • 提出期限
  • 指示されていた仕事
  • 依頼いされていた作業

終わらせなければいけないものは、常に最初の方に済ましてしまいましょう。でなければ、期限の短いものは、一瞬忘れるだけですぐに期限を過ぎてしまい、あなたは胃がズーンと重くなる思いをするでしょう。。。

ポイント

仕事を依頼されたら「この書類はいつまでに仕上げたらいいですか?」と具体的な締切日を確認した方がいいでしょう。

もしかしたら、相手は2~3日で終わらせてもらうつもりで依頼してきているかもしれないけど、あなた的には1週間ぐらいと考えている事もあるかもしれないからです。

 

優先順位をつける方法②:とにかく手を動かしやる気をだす

優先順位がつけられない理由の一つに、何から手を付けていいのか分からない。という状態があると思います。(明らかに締め切りが今日中とかのものは除く)

例えば、仕事の量が多すぎると、目の前に書類の山が出来上がり思考停止しちゃうんですよね。もうお手上げみたいな。

 

でも、お手上げ状態のままではいつになっても仕事は終わりません。

では、どうすればいいのかというと、とにかく手を動かして作業する。すると自然にやる気がでてきます。

やる気が出てくれば、仕事ってルーティンワーク(日々の同じ作業)が多いので、だんだんエンジンがかかってきて仕事がどんどんはかどるはずです。

アラタ
ここでゾーンとか過集中に入ってしまえばサクサク作業は進みます。

 

オススメ

オススメの方法は、すぐにわかる簡単な作業がから済ませてしまう事です。

小さな作業が終われば、必然的に”小さな成功体験”を得ることができますよね。一つの仕事を終わらせた充実感みたいなのです。

充実感が続けばやる気が上がり、思考も継続するので優先順位もつけやすくなるでしょう。

 

優先順位をつける方法③:優先順位を考える時間を作る

優先順位がつけられないのには、時間がないという理由も挙げられますよね。仕事って中々自分のペースで作業を行う事ができません。

自分のペースでできないと、「あれもしなきゃ、あれも終わってない…」っていいた感じで焦りがどんどん溜まってきます。

結局、悪循環で優先順位がつかず、仕事が終わらないで帰るのが深夜になってしまう。んんで帰ったらクタクタで気づいたらもう次の日…みたいな感じになっちゃいます。

 

そうなる前に、まずはどんなに忙しくても、優先順位を感がる時間を作るという事も重要です。

時間をつくるといっても1時間や2時間とるわけではありません。5~10分程度でかまいません。短い時間で、期限・重要度・自分のやりやすい作業を吟味して優先順位をつけていきます。

確かに、時間は多少ロスするかもしれませんが、後からの効率を考えたらコスパはいいはずですよ。

 

頭の中が混乱しているから段取りとるのが苦手なだけ

一番の原因って上記にもあったように、頭の中が混乱してるから優先順位をつかられないんじゃないかと思います。

であれば、やはり頭の中で整理するのではなく、メモやノートなどの外部記憶を利用して頭の中を整理する方法が確実だと思います。

アラタ
ワードとかエクセルでもいいと思うけど、自分の手で書いたものというのは忘れにくいので、デジタルよりはアナログの方がオススメです。

 

面倒くさがってやらないだけ

頭の中が混乱していると、次第に「まいっか、適当で!!」みたいな感じで諦めちゃうんですよね。当然、結果はできなくてミスして怒らられる。

自分のキャパ以上の事になると思考が止まってしまうので、考えるのがマジで辛くなります。するといつのまにか頭がボーっとしてきて…寝落ちみたいな事もあるかもしれませんね。

面倒になったときは。やはり上記にもあるように、自分のできるもの、得意分野から済ませていくのが得策です。

無理やりエンジンをかけていきましょう!!

 

優先順位を紙に書いたり、まとめている時間なんてない

仕事が忙しいと、やる事をまとめたりする時間なんて無い!!って思いますよね。

実際、次々と業務が押し寄せてくるので、時間が無いのは当たり前です。

ですが、確かに時間は少ないですが「忙しいから!!」といって優先順位や段取りを立てないで業務を行うと、結果としてあまり良い成績は生まれませんよね…

 

だったら、ほんの5分だけでもいいから優先順位を組み立てる時間を設けたほうが結果的に時間の短縮にもあるし、効率的にもなってくるはずです。

 

まとめ:焦らずに優先順位をまとめる時間をつくる

焦りが一番禁物です。

「早くしないと周りから怒られる、笑われる」

「時間内に終わらせなきゃ」

自分に足かせをつけてしまうと余計に焦ってしまいます。

すると作業のコストパフォーマンスは自然に下がってしまいますよ。

なので、

  • 周りの目は気にしない
  • 自分の時間をつくる
  • 可視化する

など、自分にとって仕事しやすい環境を整えていくことが重要です。

仕事は忙しくて焦ってしまいますが、焦っても仕事が早くなるわけじゃない!!と言えるぐらい余裕をもった行動をしていきたいですね。

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